Összefoglaló az Executive MBA for IT szakirányú továbbképzés meetupjáról

A Magyarországon március óta fennálló pandémiás helyzet okozta változásokra a szervezetek IT menedzsmentjének is rendkívüli módon kellett reagálni. A Budapesti Metropolitan Egyetem EMBA for IT szakirányú továbbképzésének szakvezetője, Tarján Gábor 2020. május 14-én Az IT vezető és a Vírus című meetupján három, korábban a szakon végzett hallgatóval beszélgetett a krízishelyzetre adott reakciókról. Beszélgetőtársai Egyed Zalán (Business Development Executive, ADAPTO Solutions), Gaál Tamás (Ecommerce Manager, Anda Present Group) és Herk Imre (Presales Technical Consultant, Invitech) voltak.

Az eseményen elhangzott gondolatokból szemezgettünk:

A Covid-19 vírus elleni védekezési intézkedések kihirdetését követően az egyértelmű, nyílt vezetői kommunikáció segített a legtöbbet a munkatársaknak. Így akár napi szinten kaptak tájékoztatást arról, hogy mire számíthatnak, pl. megtarthatók-e a munkahelyek vagy mi lesz a napi működés további menete, a biztonsági óvintézkedések bevezetéséről, illetve azokban a munkakörökben, amelyben kivitelezhető, egyből kihirdették az otthonról való munkavégzés lehetőségét. A több telephellyel, gyártási egységekkel rendelkező vállalatok esetében a munkavállalók egészségügyi biztonságának megteremtése és fenntartása élvezett egyértelmű prioritást. Tették ezt a személyes ügyfélkapcsolattartást igénylő folyamatok minimálisra csökkentetésével vagy elhalasztásával, a személyes munkavégzés területén pedig a biztonsági óvintézkedések bevezetésével, védőfelszerelések biztosításával.

És hogyan reagált az IT szervezet a vírushelyzetre? Azok a szervezetek, amelyek az ISO 27001 szabvány szerinti információbiztonsági irányítási rendszert működtetnek, felkészülten szembesülhettek a „home office” jelentette információbiztonsági kihívásokkal, futárszolgálat segítségével azokat a munkavállalókat is könnyen és gyorsan ellátták az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközökkel, akik korábban nem dolgoztak így, vagy nem rendelkeztek pl. az ehhez szükséges laptoppal. A „home office” lehetőségét már korábban is biztosító vállalkozások sokkal gyorsabban és rugalmasabban reagáltak, kezdve a tűzfal és VPN szolgáltatások vállalati és BYOD eszközökre való kiterjesztésével, a tapasztalatlanabb kollégák oktatóanyagokkal való segítésén át. Egy ICT szolgáltató a sajáton kívül az ügyfelek és partnerek számára is meg kell teremteni ezeket a körülményeket. Kihívást jelentett az ügyfélmegkeresések számának hatványozódásánál a reakcióidő lassulása, de minden kérést sikerült teljesíteni. 

Az üzletfolytonossági tervek (BCP) megléte és jelentősége felértékelődött, főleg azoknál a szervezeteknél, ahol kifejezetten pandémiás helyzetre is megalkották ezt a dokumentumot. Az információbiztonsági irányítási rendszerrel bíró vállalatok számára könnyebbséget jelentett a partnerek és ügyfelek BCP dokumentumaihoz való igazodás, illetve nagyobb figyelmet tudtak a kommunikációs stratégiára fordítani. 

Rövid idő alatt a partnerekkel folytatott kommunikáció is jelentős változáson ment keresztül, jó esetben és a túlélés érdekében kölcsönösen jobbá, őszintébbé és szorosabbá vált. Az utazással töltött idő csökkenésével vagy teljes megszűnésével, így az effektív munkavégzéssel töltött órák növekedésével sűrűbbé váló mindennapokban a partnerek csoportosítása, az ügyfelek esetében pedig szoros figyelemmel a rövid- és középtávú igényekre való fókuszáló munkavégzés jelentett megoldást. A személyes kapcsolattartáson alapuló értékesítés, megbeszélések online térbe való terelése, mind olyan alkalmazkodóképességet igényel, amely a vállalatok és szervezetek túlélését jelentheti a gazdasági recesszió elleni küzdelemben. Az IT szolgáltatások piacán például iszonyatos mennyiségű ajánlatkérés és feladat zúdult a szolgáltatókra, az IT részlegekre pedig a távsegítségnyújtás kapcsán okoz feszültséget a folyamatos és azonnali elérhetőség igénye.

Átalakult a személyes munkavégzés is. Azoknál, akiknél a személyes kapcsolattartás jellemezte az elmúlt évek munkavégzési szokásait, nehezen alkalmazkodtak az egyedülléthez, bezártsághoz, vagy éppen ahhoz, hogy az elmélyült munkavégzést akadályozza a családtagok nyüzsgése. Az online meetingek tömkelegének kezelésében a naptárrendszer szigorú kereteinek tartása jelenthet megoldást. Csapaton belüli kommunikációt segítő jó gyakorlat például az agilis módszertanok középpontjában álló stand up-ok bevezetése, amely egy rövid és minden IT munkatárs részvételével megtartott munkakezdő és befejező egyeztetés, amely során mindenki elmondhatja, mit tervezett aznapra, mivel tudott végezni és milyen akadályok gördültek nap közben a tervezett feladatok teljesítésének útjába.

A beszélgetés folyamán egy gondolatkísérletnek is teret adott a moderátor, eljátszottak a gondolattal, hogy mit csinált volna a szervezet, és azon belül az IT-részleg, ha a jelenlegi tapasztalatok birtokában futhatnának neki újra a krízishelyzetnek. Szinte egyhangúan kiemelték a szervezeten belüli digitális érettség fejlesztését, hiszen használatra készen alkalmazni a digitális eszközöket és alkalmazásokat egészen mást jelent, mint egy ilyen helyzetben meeting előtt a Teams ikont keresni, vagyis megtanulni vagy elmélyíteni ezeket a készségeket. Utólag már könnyebb kijelenteni, mint azt korábban megvalósítani egy, a home office jelenséget tűrő vagy tiltó szervezet esetében, hogy bizony tesztelni kell ezt a munkavégzési lehetőséget: hazaküldeni 1-1- hétre a kollégákat, és így kitapasztalni a távoli munkavégzés kereteit, az így igénybe vett rendszerek terhelhetőségét és a munkatársak hozzáállását. Emellett fontosnak tartják a tartalék IT erőforrásokkal való ellátottságot is, rengeteg vállalatnak gyűlt meg a baja a mobil IT eszközpark gyors és nagyarányú beszerzésével.

Egy krízis szituációhoz való alkalmazkodás minősége határozza meg a vállalatok túlélési képességét, a jelenlegi helyzet pedig bőven ad lehetőséget a túlélési stratégiák kipróbálására. A most gyűjtött tapasztalatokat beépítve sokkal rugalmasabbá válhatnak a szervezetek. Előremenekülést jelenthet például az eddig halogatott fejlesztések megvalósítása, az igényszint vagy a megkeresések számának emelkedésével stresszteszt alá vonhatók eddig kérdéses eszközök, módszerek használata, hogy amikor visszatér a gazdasági élet a normális kerékvágásba, esetleg az új normálist kell megteremteni, megújult vagy megerősített szolgáltatásokkal térhessenek vissza az ügyfelek, partnerek életébe.

2024. 04. 19.